Mit der Wiener Tourismuskonferenz Ende September in der Wiener Hofburg zeigte WienTourismus, wie das „neue Normal“ in der Veranstaltungs- und Tagungsbranche funktionieren kann: 200 persönliche und über 1.000 virtuelle Gäste nahmen an der erfolgreichen Hybrid-Veranstaltung teil, deren maßgeschneidertes Präventionskonzept als Vorreiter für zukünftige Veranstaltungen agiert. 

Best Practice Video: Maßgeschneidertes Präventionskonzept für eine sichere Veranstaltung

www.youtube.com/watch?v=aYum6rrUdfc

ERSTELLUNG EINES UMFASSENDEN PRÄVENTIONSKONZEPTS IN ZUSAMMENARBEIT MIT DER MEDIZINISCHEN UNIVERSITÄT WIEN

Um die Umsetzung einer wasserdichten Veranstaltungsstrategie sicherzustellen, arbeitete der WienTourismus drei Monate lang Hand in Hand mit Prof. Hans-Peter Hutter, stellvertretender Leiter der Abteilung für Umwelthygiene und Umweltmedizin an der Medizinischen Universität Wien, an der Ausarbeitung eines umfassenden Präventions- und Sicherheitskonzepts.

ANTIGEN-TESTS FÜR ALLE TEILNEHMER

Zentrales Element der Strategie war die schnelle Durchführung von Covid-19-Antigentests vor Ort, was eine detaillierte Vorbereitung und gut koordinierte logistische Maßnahmen erforderte. Hierzu wurden am Nachmittag des Veranstaltungstags zwei Teststraßen unmittelbar vor dem Eingang zum Kongresszentrum eingerichtet. Innerhalb von drei Stunden wurden alle 200 Gäste mittels Antigen-Schnelltest getestet, die Auswertung der effizienten Tests dauert maximal 15 Minuten, in den meisten Fällen wurde diese Zeitspanne deutlich unterschritten.

BODENMARKIERUNGEN, PLEXIGLASABTRENNUNGEN, LUFTFILTERSYSTEME

Besondere Aufmerksamkeit galt Verhaltensregeln, die eine sichere, gemeinsame Umgebung gewährleisten, einschließlich der üblichen Abstandmaßnahmen. Umgesetzt wurden diese mit Hilfe von Bodenmarkierungen, Plexiglasabtrennungen, Handdesinfektionsmittelstationen und zusätzlichen Luftfiltersystemen. Zudem galt eine Maskenpflicht. Im Kongresszentrum wurden den Gästen personalisierte Sitzplätze zugewiesen. Um einen Mindestabstand von einem Meter zu garantieren, waren die Sitze in einem Schachbrettmuster angeordnet, wobei die leeren Plätze für virtuelle Teilnehmer reserviert blieben.

PROFESSIONELLE KOMMUNIKATION AUF ALLEN EBENEN

Ebenso zentral für die Sicherheitsstrategie war die Gewährleistung einer starken Kommunikation auf allen Ebenen. Teil des Präventionskonzepts war somit unter anderem ein eigener Covid-19-Beauftragter vor Ort, sowie auf die Event-Situation geschulte MitarbeiterInnen und AuftragnehmerInnen. Die TeilnehmerInnen wurden bereits im Vorfeld umfassend über alle getroffenen Vorsichtsmaßnahmen sowie Verhaltensregeln informiert.

LIVE-STREAM UND TEILNAHME MITTELS DIGITALEM AVATAR

Interessierte konnten die Konferenz via Live-Stream verfolgen und sich mittels digitalem Avatar in der virtuellen Version des Festsaals austauschen. Rund 1.000 Menschen sind der Aufforderung gefolgt. Sie hatten zudem die Möglichkeit für ein virtuelles Networking mit dem Wiener Tourismusdirektor Norbert Kettner und dem Tourismusberater, Reisejournalisten und Autor Doug Lansky, der als Keynote Speaker geladen war.

„Die erfolgreiche Abhaltung der Wiener Tourismuskonferenz 2020 in der Wiener Hofburg stellt ein wichtiges Signal für den Meeting Standort Wien dar“, so Christian Woronka, Leiter des Vienna Convention Bureau. Sein optimistisches Fazit: „Die Einhaltung strenger Sicherheitsmaßnahmen und der Einsatz innovativer Maßnahmen ermöglichen die Durchführung physischer Tagungen auch unter den aktuell schwierigen Rahmenbedingungen.“

Link zum Best-Practice Video: www.youtube.com/watch?v=aYum6rrUdfc

Bildmaterial zum Event: www.dropbox.com/sh/8uoi0eoq52m4y1b/AADrO9jtEaDLZMKjLqc_LzVIa?dl=0

RÜCKFRAGEN

WienTourismus
Isabella Rauter
Tel.: +43 – 1 – 211 14 – 301
Isabella.Rauter@wien.info

KPRN network GmbH
Anke Möller
Tel: +49 (0) 69 71 91 36 – 40
Moeller.Anke@kprn.de